Temas 29 a 31 de Tramitación Procesal: Registro Civil y archivo

Tema 29: estructura del Registro Civil y hechos inscribibles

• Naturaleza. El Registro Civil es un registro público dependiente del Ministerio de Justicia, cuyo objeto es hacer constar oficialmente los hechos y actos que se refieren al estado civil de las personas. Es único para toda España y es electrónico, con una base de datos única (Ley 20/2011, arts. 2 y 3).
• Registro individual. Cada persona tiene un registro individual, que se abre con la inscripción de nacimiento o con el primer asiento, y se le asigna un código personal único e invariable en el tiempo (arts. 5 y 6).
• Estructura. El Registro Civil se organiza en Oficina Central, Oficinas Generales y Oficinas Consulares (art. 20). Las inscripciones y demás asientos los practican los Encargados de las Oficinas, que pueden delegar funciones en el personal en los términos que se determinen reglamentariamente. Los ciudadanos pueden presentar la solicitud ante cualquier Oficina o por vía electrónica.
• Oficina Central. Practica las inscripciones derivadas de resoluciones de la Dirección General competente, inscribe los documentos auténticos extranjeros y las certificaciones de Registros extranjeros (salvo las que corresponda a las Oficinas Consulares), y es la autoridad en materia de cooperación internacional sobre Registro Civil (art. 21).
• Oficinas Generales. Existe una en cada población que sea sede de la capital de un partido judicial (art. 22). Reciben declaraciones y documentos, tramitan los expedientes, practican las inscripciones de su competencia y expiden certificaciones.
• Oficinas Consulares. Están a cargo de los Cónsules de España o de los funcionarios diplomáticos encargados de las Secciones consulares (art. 23). Inscriben los hechos y actos de españoles acaecidos en su circunscripción, expiden certificaciones y reciben declaraciones, e instruyen el expediente previo de matrimonio (art. 24).
• Hechos y actos inscribibles. El nacimiento; la filiación; el nombre y los apellidos y sus cambios; el sexo y su cambio; la nacionalidad y la vecindad civil; la emancipación y el beneficio de la mayor edad; el matrimonio, la separación, la nulidad y el divorcio; el régimen económico matrimonial; las relaciones paterno-filiales; los poderes y mandatos preventivos y las medidas de apoyo; las resoluciones sobre medidas judiciales de apoyo a personas con discapacidad; el patrimonio protegido; la tutela del menor; las declaraciones de concurso de las personas físicas; las declaraciones de ausencia y fallecimiento; y la defunción (art. 4).
• Competencia territorial. La solicitud de inscripción y la inscripción pueden hacerse en cualquiera de las Oficinas Generales, con independencia del lugar donde se produzcan los hechos; si ocurren en el extranjero, se solicita en la Oficina Consular, y también puede solicitarse en cualquier Oficina General (art. 10).

Tema 30 (I): asientos, nacimiento y filiación

• Clases de asientos. Los asientos son las inscripciones, las anotaciones y las cancelaciones (art. 38). La inscripción es la modalidad por la que acceden al Registro los hechos y actos relativos al estado civil; la anotación nunca tiene el valor probatorio de la inscripción y su valor es meramente informativo, salvo los casos en que la ley le atribuya valor de presunción; la cancelación priva de eficacia al asiento (arts. 39 a 41).
• Efectos de la inscripción. Se presume que los hechos inscritos existen y que los actos son válidos y exactos mientras el asiento no se rectifique o cancele. La inscripción constituye prueba plena de los hechos inscritos y solo tiene eficacia constitutiva en los casos que prevé la ley (arts. 16 a 18).
• Plazo general para practicar el asiento. El Encargado practica los asientos de oficio o dicta resolución denegándolos en cinco días. La inscripción de la defunción, si no hay obstáculo legal, se practica el mismo día de la presentación de la documentación (art. 33.1).
• Nacimiento. La inscripción hace fe del hecho, fecha, hora y lugar del nacimiento, identidad, sexo y, en su caso, filiación. Se practica en virtud de declaración en documento oficial firmado por los declarantes, acompañada del parte facultativo, y determina la apertura de un nuevo registro individual con su código personal (art. 44).
• Quién debe promoverla y en qué plazos. Están obligados a promover la inscripción la dirección de hospitales, clínicas y establecimientos sanitarios, el personal sanitario que atendió un parto fuera de ellos, los progenitores, y el pariente más próximo o, en su defecto, cualquier persona mayor de edad presente en el lugar del alumbramiento (art. 45). Los centros sanitarios lo comunican en setenta y dos horas (art. 46). En los nacimientos fuera de establecimiento sanitario o cuando no se envió el documento en plazo, los obligados disponen de diez días para declararlo (art. 47). Si pasó ese plazo, hace falta resolución dictada en expediente registral.
• Apellidos. La filiación determina los apellidos. Si la filiación está determinada por ambas líneas, los progenitores acuerdan el orden antes de la inscripción; en caso de desacuerdo o falta de indicación, el Encargado requiere a los progenitores para que lo comuniquen en tres días y, pasado ese plazo, decide atendiendo al interés superior del menor (art. 49).

Tema 30 (II): matrimonio, defunción y otras inscripciones

• Autorización del matrimonio. El matrimonio en forma civil se celebra ante el Alcalde o Concejal en quien delegue, el Letrado de la Administración de Justicia, el notario, o el funcionario diplomático o consular Encargado del Registro Civil. Requiere la previa tramitación de un acta o expediente para acreditar la capacidad y la inexistencia de impedimentos; el acta corresponde al notario y el expediente, al Letrado de la Administración de Justicia o al Encargado del Registro Civil del domicilio de uno de los contrayentes (art. 58).
• Inscripción del matrimonio. Se inscribe en los registros individuales de los contrayentes, junto con el régimen económico matrimonial legal o pactado (arts. 59 y 60). La inscripción hace fe del matrimonio y de la fecha y lugar en que se contrae.
• Separación, nulidad y divorcio. El Letrado de la Administración de Justicia del órgano judicial que dictó la resolución firme (el art. 61 dice «juzgado o tribunal») debe remitir en el mismo día o al siguiente hábil, por medios electrónicos, testimonio o copia electrónica a la Oficina General, que practica de forma inmediata la inscripción. Las resoluciones pueden anotarse mientras no sean firmes. La misma obligación tiene el notario que autorizó la escritura de un convenio regulador (art. 61).
• Defunción. La inscripción es obligatoria y hace fe de la muerte y de la fecha, hora y lugar. Se practica con la declaración y el certificado médico de defunción, el funcionario la practica de forma inmediata y el Encargado expide después la licencia para el entierro o incineración. La inscripción cierra el registro individual y el código personal no puede volver a asignarse (arts. 62 a 66).
• Otras inscripciones. El capítulo cuarto del título VI regula la nacionalidad y la vecindad civil, la presunción de nacionalidad española, la emancipación y el beneficio de la mayor edad, la patria potestad, la provisión judicial de apoyos y el concurso de persona física, las representaciones legales y la tutela, el patrimonio protegido, las medidas de apoyo voluntarias y las declaraciones de ausencia y fallecimiento (arts. 68 a 78), y el art. 79 las inscripciones en circunstancias excepcionales.

Tema 30 (III): certificaciones, recursos y expedientes

• Publicidad. Los ciudadanos tienen libre acceso a los datos de su registro individual, y se puede obtener información de otra persona si consta la identidad del solicitante y existe un interés legítimo (art. 15). La publicidad se realiza por acceso de las Administraciones y funcionarios públicos en el ejercicio de sus funciones y mediante certificación (art. 80).
• Certificaciones. Las expiden los Encargados, por medios electrónicos y excepcionalmente por otros; se presumen exactas y constituyen prueba plena de los hechos y actos inscritos. Pueden ser literales o en extracto, y salvo solicitud expresa se expide en extracto; si no consta ningún asiento, la certificación es negativa (arts. 81 y 82).
• Datos con publicidad restringida. Entre otros, la filiación adoptiva y la desconocida, la discapacidad y las medidas de apoyo, los cambios de apellido autorizados a víctimas de violencia de género o a sus descendientes, la rectificación del sexo, las causas de privación o suspensión de la patria potestad y el matrimonio secreto (art. 83).
• Recursos. Contra las decisiones de los Encargados solo cabe recurso ante la Dirección General, en el plazo de un mes (art. 85). La Dirección General debe resolver en seis meses desde la recepción y, pasado ese plazo sin resolución expresa, el recurso se entiende desestimado (art. 86). Las resoluciones pueden impugnarse ante el Juzgado de Primera Instancia de la capital de provincia del domicilio del recurrente, mención que, por la disposición adicional primera de la Ley Orgánica 1/2025, se entiende hecha a la Sección del orden jurisdiccional correspondiente del Tribunal de Instancia, con la excepción de la nacionalidad por residencia, que va a la jurisdicción contencioso-administrativa (art. 87).
• Procedimientos registrales. Los tramita y resuelve el Encargado de la Oficina donde se pretendiera efectuar el asiento; se ajustan a la Ley 39/2015 y el silencio administrativo es negativo (art. 88). Pueden promoverlos el Ministerio Fiscal, quienes estén obligados a promover la inscripción y cualquier persona con interés (art. 89).
• Rectificaciones y presunciones. Los asientos están bajo la salvaguarda de los Tribunales y su rectificación exige resolución judicial firme, salvo las menciones erróneas, los errores que proceden de documento público ulteriormente rectificado y las divergencias entre el asiento y los documentos que lo originaron, que pueden rectificarse por procedimiento registral (arts. 90 y 91). Previo procedimiento registral pueden hacerse declaraciones con valor de simple presunción (art. 92).

Tema 31: archivos judiciales, documentación y expurgo

• Conceptos. Archivo judicial es tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar en el que se custodian y clasifican. Expurgo es el procedimiento por el que se determina si un documento pierde toda su utilidad o ha de conservarse. Son documentos judiciales las actuaciones procesales y los aportados por las partes o por terceros, por escrito o por medios electrónicos o telemáticos, sea cual sea el soporte (art. 1). Quedan excluidos los libros de sentencias, los de registro y los expedientes del Registro Civil (art. 2.2).
• Tres clases de archivos. De Gestión, Territoriales y Central (art. 4). El de Gestión custodia los documentos de cada proceso en tramitación. Transcurridos cinco años desde la incoación, los asuntos sin actuación procesal pendiente pueden remitirse al Archivo Territorial, y los procedimientos con sentencia firme, pasado un año desde la firmeza (art. 5). En cada comunidad autónoma hay como mínimo un Archivo Territorial, dependiente del Presidente del Tribunal Superior de Justicia (art. 8), y el Archivo Central está adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo (art. 10).
• Nuevas tecnologías. Los Archivos de Gestión, Territoriales y Central se gestionan mediante programas informáticos, y los documentos en papel pueden convertirse a soporte magnético por digitalización, microfilmación u otras técnicas si se garantizan integridad, autenticidad y conservación (art. 3).
• Remisión y relaciones documentales. La remisión al Archivo Territorial o Central se formaliza periódicamente, como mínimo una vez al año, con una relación de los procedimientos según un modelo uniforme y obligatorio (art. 13). La relación comprende, como mínimo, el proceso, el orden jurisdiccional, la naturaleza, número y año, las partes, una referencia al objeto y la fecha de terminación o paralización.
• Juntas de Expurgo. Son órganos colegiados de naturaleza administrativa que determinan la exclusión o eliminación de los expedientes del Patrimonio Documental o su transferencia a la Administración competente en patrimonio histórico. Se constituye una por comunidad autónoma (art. 14). Se reúnen en sesión ordinaria una vez al año y el informe de la Administración de patrimonio histórico es vinculante (art. 17).
• Devolución y acuerdos. Las relaciones se publican en el BOE o en el diario oficial autonómico, y los interesados tienen dos meses para recuperar los documentos que aportaron (art. 16). La Junta acuerda la transferencia de los documentos de interés histórico o, en otro caso, su exclusión y posterior enajenación; la destrucción se acuerda cuando no es posible o aconsejable la enajenación y, en todo caso, cuando los documentos no están en soporte de papel (art. 18). Sus resoluciones ponen fin a la vía administrativa (art. 20).

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