Temas 25 y 26 de Auxilio Judicial: Registro Civil y archivo

Tema 25 (I): naturaleza, principios y estructura del Registro Civil

• Naturaleza (art. 2): es un registro público dependiente del Ministerio de Justicia; su objeto es hacer constar oficialmente los hechos y actos que se refieren al estado civil de las personas y los demás que determine la ley. Su contenido es el conjunto de los registros individuales de las personas físicas y el resto de inscripciones.
• Elementos definitorios (art. 3): el Registro Civil es único para toda España y electrónico, con una base de datos única cuya estructura y funcionamiento son competencia del Ministerio de Justicia.
• Registro individual y código personal (arts. 5 y 6): cada persona tiene un registro individual, que se abre con la inscripción de nacimiento o con el primer asiento, donde se inscriben o anotan sucesiva y cronológicamente los hechos y actos. A cada registro se le asigna un código personal, alfanumérico, único e invariable en el tiempo.
• Principios (arts. 13 a 19): legalidad (los Encargados comprueban de oficio la realidad y legalidad de los hechos y actos); oficialidad (practican la inscripción cuando tienen los títulos necesarios); publicidad (libre acceso de los ciudadanos a los datos de su registro individual; acceso de otras personas cuando conste su identidad y haya interés legítimo); presunción de exactitud; eficacia probatoria (la inscripción constituye prueba plena de los hechos inscritos); eficacia constitutiva solo en los casos previstos por la ley, y presunción de integridad.
• Estructura (arts. 20 a 24): el Registro Civil se organiza en Oficina Central, Oficinas Generales y Oficinas Consulares. Las inscripciones y asientos los practican los Encargados, que pueden delegar funciones en el personal de la oficina bajo su responsabilidad. Los ciudadanos pueden presentar solicitudes ante cualquier oficina o por vía electrónica, e igualmente en las Oficinas Colaboradoras.
• Oficina Central (art. 21): sus Encargados los designa el Ministerio de Justicia. Practica las inscripciones derivadas de resoluciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado, la inscripción de documentos auténticos extranjeros y certificaciones de asientos extendidos en registros extranjeros, salvo los que puedan corresponder a las Oficinas Consulares, y la inscripción del fallecimiento de personas de nacionalidad extranjera al servicio de las Fuerzas Armadas y de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, cuando ocurra en una misión u operación fuera de España en los casos del precepto.
• Oficinas Generales (art. 22): existe una en todas las poblaciones que sean sede de la capital de un partido judicial, con un Encargado que actúa bajo la dependencia funcional de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública. Reciben y documentan declaraciones de conocimiento y de voluntad, reciben solicitudes por vía electrónica o presencial, tramitan y resuelven los expedientes que les atribuye el ordenamiento, practican inscripciones y expiden certificaciones.
• Oficinas Consulares (arts. 23 y 24): están a cargo de los Cónsules de España o de los funcionarios diplomáticos encargados de las Secciones consulares. Inscriben los hechos y actos relativos a españoles acaecidos en su circunscripción, expiden certificaciones, documentan declaraciones y instruyen el expediente previo de matrimonio, entre otras funciones.
• Competencia territorial (art. 10): la inscripción puede solicitarse y practicarse en cualquiera de las Oficinas Generales, con independencia del lugar donde se produzcan los hechos; si se producen en el extranjero, se solicita ante la Oficina Consular de la circunscripción correspondiente o ante cualquier Oficina General.
• Relación con la LOPJ (art. 439 bis): la oficina del Registro Civil es la unidad que, sin estar integrada en la oficina judicial, se constituye en el ámbito de la Administración de Justicia para llevar el servicio público, y sus puestos se cubren con personal de la Administración de Justicia. Las Oficinas de Justicia en los municipios colaboran en materia de Registro Civil.

Tema 25 (II): hechos y actos inscribibles y clases de asientos

• Clases de asientos (arts. 38 a 41): las inscripciones, las anotaciones y las cancelaciones. La inscripción es el asiento por el que acceden los hechos y actos relativos al estado civil. Las anotaciones tienen valor meramente informativo, salvo los casos en que la ley les atribuye valor de presunción, y se extienden a petición del Ministerio Fiscal o de cualquier interesado. Las cancelaciones privan de eficacia total o parcial a un asiento de cualquier clase y se practican en virtud de título adecuado, de oficio o a solicitud del interesado.
• Reglas de la práctica de los asientos (arts. 33 a 37): el texto regula la regla general para practicar los asientos, los asientos de resoluciones judiciales, la inscripción de documentos notariales, los asientos electrónicos y el uso de las lenguas oficiales.

Tema 25 (III): nacimiento, filiación, matrimonio y fallecimiento

• Nacimiento (arts. 44 a 49): la inscripción hace fe del hecho, fecha, hora y lugar del nacimiento, identidad, sexo y, en su caso, filiación del inscrito. Se practica en virtud de declaración en documento oficial firmado por los declarantes, acompañada del parte facultativo. Están obligados a promover la inscripción la dirección de hospitales y establecimientos sanitarios, el personal médico o sanitario si el parto fue fuera del centro, los progenitores y, subsidiariamente, el pariente más próximo o cualquier persona mayor de edad presente (art. 45). Los centros sanitarios comunican cada nacimiento a la oficina del Registro Civil en el plazo de setenta y dos horas (art. 46). Para nacimientos fuera de centro sanitario, o si no se remitió el documento en plazo, los obligados disponen de diez días para declararlo, y pasado ese plazo se precisa resolución dictada en expediente registral (art. 47).
• Apellidos (art. 49): la filiación determina los apellidos. Si está determinada por ambas líneas, los progenitores acuerdan el orden antes de la inscripción; en caso de desacuerdo o si no constan, el Encargado les requiere para que lo comuniquen en un plazo máximo de tres días.
• Nombre y apellidos (arts. 50 a 57): toda persona tiene derecho a un nombre desde su nacimiento. El nombre propio se elige libremente, con limitaciones interpretadas restrictivamente: no más de dos nombres simples o uno compuesto, ninguno contrario a la dignidad o que haga confusa la identificación y ninguno igual al de un hermano con idénticos apellidos, salvo que haya fallecido (art. 51). El cambio de nombre se autoriza por procedimiento registral si se prueba el uso habitual (art. 52). Algunos cambios de apellidos se hacen por declaración de voluntad, como la inversión del orden (art. 53); otros exigen expediente (art. 54).
• Matrimonio (arts. 58 a 60): el matrimonio civil se celebra ante el Alcalde o Concejal en quien delegue, el Letrado de la Administración de Justicia, el notario, o el funcionario diplomático o consular Encargado del Registro Civil. Exige previa tramitación de un acta o expediente para acreditar capacidad e inexistencia de impedimentos (art. 58). Se inscribe en los registros individuales de los contrayentes, y la inscripción hace fe del matrimonio y de la fecha y lugar en que se contrae (art. 59). Se inscribe también el régimen económico (art. 60) y la separación, nulidad y divorcio (art. 61).
• Fallecimiento (arts. 62 a 67): la inscripción es obligatoria y hace fe de la muerte y de la fecha, hora y lugar. Se practica en virtud de declaración en formulario oficial acompañada del certificado médico de defunción (art. 62), que es imprescindible (art. 66). Están obligados a promoverla la dirección de hospitales y clínicas, el personal médico que certifica el fallecimiento fuera del establecimiento, los parientes y quienes enumera el art. 63. Si hay indicios de muerte violenta o deben incoarse diligencias judiciales, la inscripción no supone por sí misma licencia de enterramiento o incineración (art. 67).
• Otras inscripciones (arts. 68 a 79): nacionalidad y vecindad civil, presunción de nacionalidad española, emancipación y beneficio de la mayor edad, patria potestad, resoluciones de provisión de apoyos, representaciones legales, tutela, patrimonio protegido, medidas de apoyo voluntarias y declaraciones de ausencia y fallecimiento.
• Cambio registral del sexo (Ley 4/2023, arts. 43 a 46): la persona española mayor de dieciséis años puede solicitar por sí misma la rectificación de la mención registral del sexo ante cualquier oficina del Registro Civil. La resolución tiene efectos constitutivos desde su inscripción.

Tema 25 (IV): certificaciones, recursos y expedientes

• Publicidad y certificaciones (arts. 80 a 84): son competentes para expedir certificaciones los Encargados de las Oficinas del Registro Civil. Se expiden por medios electrónicos y, de forma excepcional, por medios no electrónicos; pueden ser bilingües a petición del interesado. Se presumen exactas y constituyen prueba plena de los hechos y actos inscritos (art. 81). Pueden ser literales o en extracto; salvo solicitud expresa, se expide certificación en extracto, y si no consta asiento alguno, la certificación es negativa (art. 82). Hay datos con publicidad restringida y acceso limitado a los asientos con datos especialmente protegidos (arts. 83 y 84).
• Recursos (arts. 85 a 87): contra las decisiones de los Encargados de las Oficinas Central, Generales y Consulares solo cabe recurso ante la Dirección General, en el plazo de un mes; la Dirección General resuelve en seis meses (art. 86.2).
• Procedimientos registrales (arts. 88 a 93): los tramita y resuelve el Encargado de la oficina donde se pretendiera hacer el asiento, y los de rectificación el de la oficina que practicó el asiento. Se ajustan a la Ley 39/2015 y el silencio administrativo es negativo (art. 88). Pueden promoverlos el Ministerio Fiscal, quienes estén obligados a promover la inscripción y cualquier persona con interés en los asientos (art. 89).
• Rectificación (arts. 90 y 91): los asientos están bajo la salvaguarda de los Tribunales y su rectificación se efectúa por resolución judicial firme. Por procedimiento registral pueden rectificarse las menciones erróneas, los errores que proceden de documento público o eclesiástico ulteriormente rectificado y las divergencias entre la inscripción y los documentos en cuya virtud se practicó.

Tema 26: archivo judicial, documentación judicial y expurgo

• Conceptos (art. 1 RD): se entiende por archivo judicial tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar donde se custodian y clasifican; por expurgo, el procedimiento por el que se determina cuándo un documento pierde toda su utilidad o ha de ser conservado; y son documentos judiciales las actuaciones procesales y los documentos aportados por las partes o por terceros, por escrito o por medios electrónicos o telemáticos, con independencia del soporte.
• Clases (art. 4): Archivos Judiciales de Gestión, Archivos Judiciales Territoriales y Archivo Judicial Central.
• Archivo de Gestión (arts. 5 a 7): existe en las oficinas judiciales y en él se clasifican y custodian los documentos de los procesos en tramitación. Transcurridos cinco años desde la incoación, los asuntos que no estén pendientes de actuación alguna, en fase declarativa o de ejecución, podrán remitirse al Archivo Territorial; los procedimientos con sentencia firme, transcurrido un año desde la firmeza. Su ordenación, custodia y conservación corresponde al secretario judicial, hoy Letrado de la Administración de Justicia, con la asistencia del personal técnico (art. 6; también art. 458 LOPJ). Pueden acceder las partes y los titulares de un interés legítimo, salvo documentación de carácter reservado (art. 7).
• Archivo Territorial (art. 8): existe como mínimo uno en cada comunidad autónoma, dependiente del Presidente del Tribunal Superior de Justicia, que puede delegar en el Presidente de la Audiencia Provincial o el Juez Decano del partido donde radique.
• Archivo Central (art. 10): adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo, recoge la documentación judicial del Tribunal Supremo, de la Audiencia Nacional y de los demás órganos con jurisdicción en todo el territorio nacional.
• Remisión de documentos y relaciones documentales (arts. 13 y 15): la remisión al Archivo Territorial o Central se formaliza periódicamente, como mínimo anualmente, acompañada necesariamente de una relación de los procedimientos con arreglo a un modelo uniforme y obligatorio. La relación indica, como mínimo, el proceso, el orden jurisdiccional, la naturaleza, número y año, las partes, una sucinta referencia al objeto y la fecha de terminación o paralización. Se remite por los programas informáticos y el secretario conserva copia con la fecha de envío y la acreditación de recepción.
• Juntas de Expurgo (art. 14): son órganos colegiados de naturaleza administrativa que determinan la exclusión o eliminación de expedientes del patrimonio documental o su transferencia a la administración de patrimonio histórico. Hay una en cada comunidad autónoma. Las adscritas al Ministerio de Justicia tienen su sede donde radique la presidencia del Tribunal Superior de Justicia y las preside un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Superior, con voto dirimente; entre sus vocales hay un fiscal, el Gerente Territorial del Ministerio de Justicia y un técnico superior especialista en archivos. Las comunidades con competencias transferidas fijan la sede y la composición, siempre con un magistrado como presidente, un fiscal, un secretario judicial y un técnico superior en archivos (art. 14.4).
• Devolución de documentos (art. 16): el presidente de la Junta acuerda publicar las relaciones de expedientes en el BOE o diario oficial de la comunidad y una referencia en un diario de gran difusión, para que en el plazo de dos meses los interesados recuperen los documentos que aportaron. El anuncio omite el objeto del proceso y la identificación de las partes.
• Destrucción (art. 21 RD y art. 458.2 LOPJ): la administración competente en medios materiales procede a la enajenación o a la destrucción, y el adquirente de papel debe destinarlo solo a su reutilización, sin divulgar el contenido. La LOPJ añade que, con carácter general, se destruyen autos y expedientes transcurridos seis años desde la firmeza de la resolución que puso término definitivo al procedimiento, con las excepciones del precepto y previa audiencia a las partes personadas por tiempo no inferior a quince días.
• Nuevas tecnologías (art. 3 RD): los archivos se gestionan mediante programas informáticos aprobados por el Consejo General del Poder Judicial a propuesta del Ministerio de Justicia o de las comunidades competentes; los documentos en papel pueden convertirse a otros soportes mediante digitalización o microfilmación siempre que se garantice su integridad, autenticidad y conservación.

Trampas frecuentes y preguntas habituales

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